Eigenaarschap is een heel populair woord aan het worden binnen (project)teams, maar de inhoud hiervan en wat het betekend is lang niet bij iedereen bekend. Eigenaarschap verschilt namelijk per functie en zelfs per taak. Hieronder lees je de 5 eerste stappen die je kan zetten voor zowel projectleider als teamlid. Iedereen is verantwoordelijk voor zijn/haar eigen eigenaarschap binnen het gehele project.
In 5 stappen eigenaarschap creëren als projectleider/projectbeheerser
Als projectleider heb je de taak om je team zo optimaal mogelijk te laten werken. Hiervoor zijn een aantal vuistregels nodig die jij kan toepassen om dit voor elkaar te krijgen. Hieronder worden de 5 stappen voor jou als projectleider verder uitgewerkt. Een eventuele aanwezige projectbeheerser is overkoepelend binnen het project en concentreert zich voornamelijk op het proces.
- Rolduidelijkheid
Een taak uitdelen kan en doet iedereen. Wij zijn
als mens heel taakbewust. Wat vaak vergeten wordt is om hier een duidelijke rol bij te vermelden. Iedere taak heeft verschillende rollen en ieder teamlid kan een andere rol hebben in dezelfde taak.
Door eigenaarschap uit te spreken maak je deze persoon bewust van zijn rol en verantwoordelijkheden. Hieronder worden de diverse rollen verder uitgelegd.
- Meewerkend; het teamlid werkt dan alleen mee in de uitvoering om deze taak te realiseren.
- Sparrend; het teamlid komt in het beginproces van de uitvoering van deze taak in beeld door mee te sparren over de juiste realisatie hiervan.
- Helpend; het teamlid verzorgt tijdens de uitvoering van een taak de helpende hand hierin door bijvoorbeeld te zorgen voor juiste grafische vormgeving.
- Eindverantwoordelijke; het teamlid heeft de eindverantwoording van een correcte uitvoering van de toegewezen taak en is degene die rapporteert/ terugkoppelt aan de projectleider.
Een taak kan dus meerdere teamleden bevatten met ieder hun eigen rol. Maak dit vooraf inzichtelijk in een overzichtelijk bestand die iedereen te allen tijde kan raadplegen.
- Randvoorwaarden aanreiken
De doelstelling is helder en duidelijk verwoord, de taken zijn verdeeld met daarbij de nodige rolverdelingen. De laatste stap hierin is om de randvoorwaarden vast te stellen. Dit zijn de regels waarbinnen het teamlid zich vrijelijk kan bewegen zonder direct te hoeven rapporteren aan de projectleider. Je stelt dan een randvoorwaarde voor rapportageverplichting en NIET voor de procesuitvoering. Dit betekent dat je afspraken maakt over wat wanneer gerapporteerd moet worden en geen afspraken over hoe je verwacht dat het teamlid zijn/haar taak gaat uitvoeren.
Je laat het proces het proces (brainstormen, documenteren, uitzoekwerkzaamheden, etc.) en concentreert je op de begeleiding en bijsturing van de teamleden gebaseerd op de uit te voeren taken.
- Afspraken maken
Afspraken maken vergroot de betrokkenheid van je team. Maar afspraken maken staat niet op zichzelf als je er vervolgens niets mee doet. Een afspraak heeft alleen zin als men zich eraan houdt. Dit ‘controleer’ je in ieder teamoverleg en tussen de team overleggen door individueel met terugkoppelmomenten. Door ieder teamlid verantwoordelijkheden te geven, vergroot je de betrokkenheid en kom je uiteindelijk ook echt bij het gewenste doel uit. Hierin is een balans nodig om te voorkomen dat er onnodig en overvloedig gepraat wordt en de werkzaamheden blijven liggen.
- Leren loslaten
Samen met het projectteam is de doelstelling gedefinieerd en zijn de te ondernemen stappen in hoofdlijnen uitgezet. Ieder teamlid zou nu moeten weten wat hij/zij te doen heeft. De lijn is uitgezet en er zijn duidelijke afspraken gemaakt over terugkoppelingen en bijeenkomsten.
Op dit moment is het zaak om het proces los te laten en erop te vertrouwen dat ieder teamlid zijn/haar taken naar behoren uitvoert. Dit betekent overigens niet dat je vakantie kan houden. Vanaf de zijlijn hou je de ontwikkelingen in de gaten en houd je je beschikbaar voor vragen. Loslaten is niets meer dan je er niet meer mee bemoeien en in vertrouwen het proces blijft volgen.
- Vertrouwen geven
Vertrouwen heb je niet, dat geef je als projectleider. Jij hebt vertrouwen in de reeds vooraf vastgestelde afspraken met het team. Er zijn afspraken gemaakt m.b.t. de voltooiing van alle taken met daarin gestelde deadlines en afspraken omtrent terugkoppeling.
In de team overleggen komen minimaal de volgende agendapunten ter sprake:
- Voortgang per teamlid/taak;
- Terugkoppeling per teamlid/taak;
- Waar loopt men tegenaan;
- Is de deadline nog haalbaar of moet deze (om redenen) verschoven worden;
- Waar is bijsturing noodzakelijk.
Doordat je niet op de inhoud gaat en enkel het proces uitstippelt en hier aandacht aan geeft, geef je meteen je team het vertrouwen dat zij het correct en tijdig kunnen uitvoeren.
In 5 stappen eigenaarschap creëren als teamlid
Ook als teamlid heb je verantwoordelijkheden in het creëren van je eigen eigenaarschap. Hieronder worden 5 uitgangspunten verder uitgewerkt waarmee jij aan de slag kan zodat je gezamenlijk met je projectleider het project tot een succes brengt.
- Verantwoordelijkheid nemen
Op het moment dat er verantwoordelijkheid wordt gegeven is het je taak om deze ook te nemen. Dat klinkt logisch en makkelijker dan gedaan. Al te vaak maken wij mee dat men de verantwoordelijkheid niet of maar half neemt. Vooral op momenten dat het ‘te moeilijk’ wordt of als er zaken ‘verkeerd’ gaan, is het heel lastig om dan alsnog die verantwoordelijkheid te nemen. Je wilt niet falen en vooral niet onderuitgaan voor je teamleden. Hieronder een aantal vuistregels waar je je aan op kan trekken, mocht iets niet gaan zoals je verwachtte:
- Iedereen mag fouten maken als je er maar van leert;
- Iedere fout is te herstellen, wat kan jij nu doen om de schade te beperken;
- Hulp vragen indien iets niet gaat zoals je verwacht is een kracht;
- Je staat niet alleen, bespreek het met je projectleider;
- Van fouten kan iedereen leren, maak het bespreekbaar.
- Duidelijke afspraken maken
Ieder teamlid krijgt zijn/haar eigen taken en is daar verantwoordelijk voor. Zorg er zelf voor dat de gemaakte afspraken voor jou helder en duidelijk zijn. Wat moet je doen, hoe gaat dit in zijn werk, met wie doe je dit samen, welke subtaken vallen hieronder en wanneer en hoe rond je deze taak af. Hoe duidelijker voor jou de afspraken zijn, hoe makkelijker deze zijn uit te voeren.
- Flexibel zijn
De uitspraak ‘niets is zo veranderlijk als een planning’ is echt (helaas) altijd van toepassing. Hoe goed je ook vooraf een inschatting hebt gemaakt in de hoeveelheid werk, afspraken over aanlevering en/of taakverdeling; het loopt meestal niet zoals je gepland had.
Door ‘onvoorziene tijd’ in te plannen zorg je dat je flexibel bent en blijft in verschuivingen van deadlines van aan-/opleveringen. Flexibel zijn is ook compassie tonen naar de ander en vooral naar jezelf. Hoe erg is het nou dat je die afspraak niet na kan komen of die taak nog niet helemaal kan afronden? Stel jezelf altijd de vraag ‘wat kan ik nu doen om weer terug op planning te komen’ en neem zelf het initiatief in handen.
- Initiatief nemen
Er zijn mensen die afwachten en er zijn mensen die actie nemen. Zelfs in de afwachtende houding kan je nog steeds initiatief nemen door de andere partij te blijven benaderen en te checken of de gemaakte afspraken nagekomen kan worden. Zit je op een ander te wachten, wacht dan niet onnodig af. Vraag diegene of hij/zij nog op schema ligt, nog ergens op wacht of hulp nodig heeft om de taak af te ronden. Samen sta je sterker en samen kom je ook verder. Neem het heft in eigen hand in deze samenwerking en ga samen naar de deadline.
- Bevoegdheid krijgen
Het is een ding om een taak en verantwoordelijkheid te krijgen en te nemen, maar als je de bevoegdheid mist om consequenties door te voeren dan sta je alsnog met lege handen. Een bevoegdheid krijgen is ook de middelen krijgen om tot een goed einde te komen. Bijvoorbeeld; je moet zaken voorbereiden, maar krijgt geen bevoegdheid over de aanschaf van een bepaald programma. In dat geval is het heel moeilijk om de voorbereiding gedegen en goed uit te voeren als je afhankelijk bent van het juiste programma. Bij dit voorbeeld zou je dus ook bevoegd moeten zijn om tot een bepaald bedrag (wat je vooraf afstemt met de projectleider) de benodigde hulpmiddelen aan te mogen schaffen. Zorg dat je vooraf inschat wat je nodig hebt zodat de financiële middelen geen belemmering vormen.
Recente reacties